ISO 경영 시스템에서 유효성 검토란?

 

이전 블로그 글쓰기에서 우리는 적합성과 적절성에 대해 알아보았다. 적합성과 적절성을 검토하는 과정에서 유효성을 연계하여 검토하는 과정은 실질적인 경영시스템이 개선과 발전을 위한 핵심적 사항임을 확인하였다.

 

ISO 경영시스템에서 유효성이란 무엇이며 그 중요성은 무엇인지에 대해 살펴보도록 하자.

유효성이란? 계획된 활동이 실현되고 계획된 결과가 달성된 정도를 의미한다. 유효성은 ISO 표준의 모든 규격에 공통적으로 적용되는 핵심적 기반이라 할 수 있다. 유효성은 정해진 절차 적합성과 적절성을 검토하는 것으로 원하는 목표, 성과로 실제 달성이 되었는지? 등을 판단하는 것이라 할 수 있다. 즉 유효성은 실행의 결과를 판단하는 기준이 된다.

 

예를 들어 가정해 보면 ISO 14001 환경 경영시스템에서 조직은 폐기물 감축이라는 목표를 설정하였다. 이 계획된 목표를 바탕으로 조직은 새로운 폐기물 관리 절차를 도입하여 실행하였다. 검토의 과정에서 적합성의 검토는 모든 구성원이 새로운 절차대로 이행했는지를 확인하고 이행이 되었다면 이는 적합성 부분에서는 인정이 된다. 유효성 검토는 절차대로 이행을 하여 실제 폐기물이 감소되었다면 유효성이 인정이 되며 절차대로 이행이 되었지만 폐기물 감소가 미미하거나 변화가 없다면 이는 유효성에 문제가 발생한 것이다. 이는 도입된 절차가 문제가 있기에 조직은 절차에 대한 새로운 검토와 조치를 취해야 한다.

 

유효성 평가는 적합성과 적절성에 대한 결과를 판단하는 수단이며 조직의 지속적인 개선의 출발점이 되는 과정이라 할 수 있다.

ISO 인증 심사에서도 문서화된 정보의 절차를 확인하는 동시에 절차를 운영하여 의도한 결과를 달성했는지, 시스템이 유효하게 운영되고 있는지를 중점적으로 확인한다.

이렇듯 ISO 경영시스템 운영에서 유효성 평가는 중요한 항목이라 할 수 있다. 유효성 평가가 중요한 이유를 5가지로 구분해서 살펴보겠다.

1. 경영 시스템 구축의 근본적인 이유를 증명한다.

ISO 표준은 단순 인증서 발급이나 문서를 만들기 위한 과정이 아니라 조직의 성과를 개선하는 것이 궁극의 목표이다. 유효성 평가는 시스템의 근본적인 목적을 입증할 수 있는 증거가 된다.

 

• 실질적인 개선의 확보

절차 준수 여부를 넘어 실제 결과가 나타났는지 확인하는 시스템 구축 투자의 가치를 입증한다.

• 불필요한 낭비 식별

노력 대비 목표 달성에 기여하지 못한 비효율적인 활동이나 프로세스를 식별 가능하며 이를 삭제 제거할 수 있다.

 

2. 지속적인 개선의 기반을 마련

• 개선의 기회 파악

목표를 달성하지 못했거나 더 나은 성과를 낼 수 있는 영역을 파악하여 개선 활동의 우선순위를 부여하는 결정이 가능하다.

• 근본적인 원인의 분석

문제 발생 시 단순 절차만 확인하는 과정을 넘어 근본적인 원인 분석을 하여 시정 조치를 취할 수 있다.

 

3. 리스크 및 기회 관리의 검증

ISO 표준은 리스크 기반 사고를 핵심으로 삼는다. 유효성 평가는 이 리스크 관리가 성공적이었는지 확인 가능하게 만든다.

 

• 예방 조치 검증

리스크를 줄이기 위한 조치가 실제로 리스크를 관리하는데 얼마나 효과적인지 측정 가능하다.

• 예상치 못한 문제의 파악과 대응

예상치 못한 문제가 발생 시 시스템이 얼마나 효과적으로 대응했는지 평가하여 비상시 대비 대응 체계의 유효성을 개선 가능하다.

 

4. 이해관계자 신뢰 및 의사결정의 지원

• 경영진의 의사결정

경영진은 유효성 평가의 결과를 바탕으로 자원을 효과가 입증된 영역에 집중적으로 투자할 수 있으며 이 결정에 대한 증거의 기반으로 사용 가능하다.

• 고객 및 규제 기관의 신뢰 향상

인증 기관, 규제 기관, 고객 등에 조직이 단순히 형식적인 절차만 갖춘 것이 아닌 성과를 내는 시스템을 운영하고 있음을 증명할 수 있다.

 

5. 시스템의 적절성 및 적합성의 유지

조직의 환경과 목표가 변할 때 시스템이 여전히 적합하게 유지되는지, 적절성을 가지고 있는지 확인할 수 있다.

 

• 목표의 재설정

환경이 변하거나 새로운 기술이 도입됐을 때 기존의 목표와 절차가 여전히 조직에 적절한지 평가하고 필요시 개정하는 기반을 마련한다.

 

ISO 경영시스템의 지속적인 개선은 적합성과 적절성 그리고 그에 대한 유효성의 명확한 검토가 반드시 필요하고 이러한 검토를 기반으로 시정 조치를 취하는 것의 순환 사이클이 꾸준하게 지속 운영이 되어야 한다. 이를 통한 시스템 전반의 관리는 조직의 중대한 과제가 될 것이다.