조직이 ISO 경영시스템을 구축할 때 가장 먼저 고려해야 하는 사항이 무엇일까? 여러 가지의 답변이 가능하지만 구축된 시스템의 실제적인 실현 가능도 중요한 부분이 될 수 있다. 이상만 가득하고 실제로 실현하기가 어려운 시스템의 구축은 불필요한 자원의 낭비만 될 수 있다. 조직의 상황을 먼저 명확하게 파악하고 우리가 할 수 있는 일이 무엇인지? 무엇을 향해 조직을 운영해야 하는지를 명확하게 구분하고 파악할 줄 알아야 할 것이다.
ISO 경영시스템에서 실현 가능성이란 이 부분을 포함하는 확인 작업이며 조직이 수립한 시스템의 목표, 계획, 요구사항 등을 실제로 달성할 수 있는 능력이나 조건을 정의한다.
단순한 "할 수 있다!"의 의지를 넘어 조직의 자원, 역량, 기술, 재정적 여건 등의 내부적 요소와 법규, 시장성, 주변 환경 등의 외부적 요건을 종합적으로 고려하여 해당 목표나 계획이 현실적으로 실행 가능하고 성공할 수 있는지를 포괄적으로 평가하는 과정이 모두 포함된다.
ISO 경영시스템 구축 시 실현 가능성을 고려해야 하는 이유는 다음과 같이 정리해 볼 수 있다.
- 목표 설정의 현실성 확보
달성 불가능한 목표는 구성원의 의욕을 상실시키며 조직의 자원을 비효율적으로 낭비할 수 있다.
- 자원의 효율적 배분을 위함
실현 가능한 계획에 필요한 자원을 적극 투입할 수 있으며 이는 조직 자원 활용을 효율적으로 분배할 수 있다.
- 리스크 관리
실현 가능성이 낮은 활동, 목표는 실패의 리스크가 크다. 이는 리스크에 대한 사전 식별과 대응을 용이하게 할 수 있다.
- 지속적인 개선의 기반
실현 가능한 목표 달성을 통해 경영 시스템이 지속적으로 개선될 수 있는 기반을 마련한다.
다양한 경영시스템들은 계획 수립, 자원 결정, 목표 설정 등의 단계에서 실현 가능성 검토를 사전에 반드시 진행해야 한다. 경영시스템 구축 전 선행되어야 하는 핵심 작업이 되겠다.
실현 가능성은 시스템의 효율성, 효과성, 지속 가능성을 결정하는 핵심 요소이다. 조금 세부적으로 중요성에 대해 살펴보자.
- 자원 낭비 및 비효율 방지
경영시스템 목표나 계획이 조직의 현재 자원과 역량을 초과 설정이 되면 목표 달성이 불가능해지거나 비효율적인 자원의 배분으로 이어질 수 있다. 실현 가능성을 사전에 검토하면 조직이 실제로 달성할 수 있는 범위 내에서 계획을 수립할 수 있으며 제한된 자원을 효율적으로 활용 가능하다.
2. 목표 달성 및 시스템의 효과성 확보
ISO 경영시스템은 궁극적으로 조직의 성과를 높이는 목적을 가지고 있다. 실현 가능한 목표만이 실제로 달성될 수 있으며 이는 시스템이 의도한 결과를 창출하고 효과적으로 운영이 되고 있는지를 입증할 수 있다. 비현실적인 목표는 시스템에 대한 신뢰를 하락시키고 인증 및 규격을 위한 형식적 활동으로 전락할 수 있다.
3. 리스크 관리 및 지속적 개선의 기반
실현 가능성을 평가하는 과정은 잠재적 리스크를 식별하는 과정과 밀접성을 가지고 있다. 계획의 실행을 어렵게 만드는 요소를 미리 파악하고 실현 가능한 목표를 달성한 데이터는 조직의 성과 달성에 동기를 부여한다. 이를 통해 다음 개선을 더욱 발전된 방향으로 수행할 수 있다. 물론 더 발전된 도전도 실현 가능한 목표가 되어야 한다.
4. 이해관계자 만족 및 신뢰 구축
시스템의 계획과 목표가 현실성이 있어야 경영진은 투자를 승인하고 자원을 계획에 따라 실행할 수 있다. 이는 고객과 규제당국, 기타 이해관계자들의 동의를 얻어낼 수 있으며 동시에 조직의 약속에 대한 신뢰를 구축할 수 있게 만든다.
실현 가능성은 조직의 책임감과 투명성을 보여주는 중요 지표가 될 수 있다.
이러한 실현 가능성도 주의해야 할 부분이 있다. 주로 실현 가능성을 분석할 때 사용되는 데이터의 불확실성과 정보의 한계에서 나타나고 있다. 세부적으로 나누어 살펴보자.
- 예측의 불확실성 및 정확도의 한계
실현 가능성은 미래에 대한 예측에 기반으로 본질적으로는 불확실성을 가지고 있다. 가정의 오류, 미래 변화 예측의 어려움, 지나친 낙관론 등은 실현 가능성의 분석을 더욱 어렵게 만든다.
2. 정보 및 데이터의 한계
실현 가능성을 분석하는 과정에 투입되는 정보의 질과, 정보의 불확실성, 정보의 시의적절성, 비용과 시간 등이 정보의 활용을 어렵게 만들 수 있다.
3. 정량화의 어려움
ISO 경영시스템은 비재무적 요소를 상당 부분 다루고 있다. 정성적인 요소를 정량적 수치 변환의 어려움이 많고 누락되는 경우 그 영향력을 과소평가할 위험이 있다. 예를 들어 경제적 타당성만을 강조하고 환경, 윤리, 사회적 책임 등 광범위한 이해관계자의 요구사항을 충분히 반영하지 못할 수 있다.
이러한 한계점 또한 존재하지만 ISO 경영시스템을 구축 시 우리는 반드시 실현 가능성에 대한 사전 검토를 진행하여야 하고 위의 한계점을 충분히 고려하여 조직에 안성맞춤 경영시스템을 구축하여야 한다. 조직의 상황에 잘 어울리는 경영시스템은 조직의 모든 활동, 계획, 전략에 유리함을 가져올 것이다.
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