ISO 경영 시스템 기록에 대해

 

ISO 경영 시스템의 인증 심사를 진행해 보면 조직에서 생산해 내는 기록은 상당히 중요한 항목으로 취급한다. 조직 활동의 증거 자료나 실제 수행한 결과의 자료로 활용이 되고 있으며 인증심사 시 중요 심사항목이 되고 있다.

기록은 단순히 서류를 남기는 그 이상의 결과이며 보통 심사원과 실무자 사이에서는 객관적 증거(Objective Evidence)라 부른다.

 

ISO 경영시스템 기록에 대해

 

[기록이 갖는 4가지 실무적 의미]

1. 활동의 증거(Evidence of Activitie)

ISO 경영 시스템의 활동에 대한 구체적인 증거는 기록으로 보여줄 수 있다.

• 조직이 아무리 좋은 설비와 프로세스를 갖추고 있어도 이를 입증할 수 있는 기록이 없다면 심사원 입장에서는 해당 업무가 수행이 되었다고 판단할 근거가 없기에 이를 인정하기 어렵다.
• 기록은 조직의 실행을 입증할 수 있는 구체적인 수단이다.

 

2. 추적성 확보(Traceability)

문제 발생 시 원인을 추적할 수 있는 맵의 역할을 한다.

• 예를 들어 조직의 생산 제품이 문제가 발생 시 어느 공장, 고정, 누가 생산했는지?, 원자재 입고 검사가 잘 되었는지? 등의 확인을 하기 위해서는 당시의 기록이 필요하다.
• 기록은 책임 소재를 가리는 용도가 아니라 재발 방지 대책을 세우기 위한 데이터로서의 의미가 크다.

 

3. 의사결정의 근거(Basis for Decision Making)

경영진의 직감이 아닌 데이터를 기반으로 한 의사결정을 가능하게 한다.

• 표준의 목표 달성 현황, 부적합 발생 건수, 고객 만족도 조사 기록 등의 데이터가 축적이 되면 회사의 현실과 상황에 대한 구체적 수준을 파악할 수 있다.
• 증거 기반의 의사결정의 근거를 제시한다.

 

4. 지식 자산의 보존

기록의 보유는 해당 담당자가 교체되어도 업무가 중단되지 않도록 하는 기능을 가질 수 있다.

• 오랜 경험을 가지고 있는 작업자가 퇴사하더라도 기록이 정상적으로 잘 보과 유지되어 있다면 이를 통해 업무의 연속성을 유지할 수 있다.
• 기록은 개인의 노하우를 회사의 공식적인 지식으로 전환하는 과정이라 볼 수 있다.

 

[기록 유지를 위한 실무적 팁]

1. 작성보다 검토와 승인이 중요하다.

인증 심사 시 가장 많이 지적되는 부적합 중 기록이 없는 거보다 서명이 빠진 경우가 많다.

• 기록지 하단에 작성, 검토, 승인란을 반드시 채워야 한다. 팁으로 혹시 1인이 작성하고 끝나는 서식이라면 승인란을 없애는 효율 포인트를 가져야 한다.
• 디지털 전환으로 전자결재 시스템을 사용 중이라면 결재 이력 자체가 승인 기록이 되므로 별도로 종이 출력 수 서명은 필요가 없다.(단, 전자서명 관리 규정이 있어야 하며 명시되어야 한다.)

 

2. 보존 기간과 보관 장소를 명확히

모든 기록을 영구적으로 보관할 필요는 없지만 그 기간은 명확히 명시 하야야 한다.

• 기록 관리 일람표 작성
• 법적 요구사항에 대한 관련 기간을 우선 확인
• 보통 일반 기록은 3년 (인증 갱신 주기)로 설정하는 것이 유리
• 폐기 기록물은 보존 기간이 지난 기록을 폐기했다는 폐기 목록을 남겨두면 심사 시 기록물 관리에 대한 철저함을 강조할 수 있다.

 

3. 식별과 검색이 가능하게 정리

기록은 필요시 쉽게 확인할 수 있어야 한다.

• 파일명, 관리번호, 보존 기간, 담당 부서를 명시하여 분류한다.

 

4. 사후 수정은 절대 금지

기록의 중요성은 신뢰와 투명성이다.

• 수기로 작성한 기록에 오기가 생겼을 때 수정액을 사용하지 않는다. 이는 데이터 조작의 오해를 불러올 수 있다.
• 틀린 부분이 있다면 줄을 긋고 수정 사유나 수정자 서명 등을 하는 것을 원칙으로 한다.
• 기록지 내에 공란이 있다면 이 부분을 해당 없음 또는 N/A 등을 적거나 대각선을 그어 나중에 임으로 채워 넣지 않음을 증명한다.

 

5. 현장 기록의 간소화

현장 직원이 기록 작성을 귀찮아하면 나중에 허위 기록이 발생할 위험이 있다.

• 현장에서는 길게 작성하는 서술형보다 체크리스트와 같이 간단하게 작성할 수 있는 형태의 서식으로 개정하자.
• 복잡한 상황을 설명하는 대신 사진으로 찍어서 날짜 및 상황을 기록하는 방법을 구상한다.