ISO 경영시스템에서 모니터링의 중요성과 실무적 방안

 

ISO 경영시스템에서 명시된 모니터링의 공식적인 정의는 '시스템, 프로세스, 제품, 서비스 또는 활동의 상태를 결정, 파악하는 것'으로 말할 수 있다. 상태를 결정한다는 것은 대상이 현재 어떠한 상황인지 파악하고 확인하는 의미이다. 이를 위해 대상을 점검, 감독, 관찰하는 행동이 수반된다.

즉, ISO 경영시스템이 제대로 실행되고 있는지의 파악이며 이 과정은 시스템의 성공 여부를 확인하는 중요한 과정이 될 수 있다.

 

 

[모니터링이 가지고 있는 특징과 역할]

1. 모니터링과 측정의 차이

모니터링과 측정은 ISO 요구사항에서 '모니터링, 측정, 분석 및 평가'라는 항목으로 묶여 있지만 이 두 가지는 비슷한 맥락이지만 명확한 차이가 있다.

• 모니터링 - 상태의 확인으로 구체적인 수치가 나오지 않더라도 대상이 잘 운영되고 있는지 지속적으로 관찰하고 확인하는 과정이다.

(예시로 공장의 폐수 처리 시설이 정상 작동되는지 점검하는 것 등)

• 측정 - 값의 산출로 대상의 특성을 정량적인 물리 값으로 결정하는 프로세스이다. 주로 장비나 기기를 사용하여 산출한다.

(예시로 공장 폐수의 오염도를 농도 수치 등의 산출)

 

2. PDCA 사이클에서의 역할

모니터링은 HLS(High-Level Structure) 구조의 9항 성과 평가에 해당하며, PDCA 사이클 중 점검 단계의 핵심 기반이 된다. 기획 단계에서 세운 목표 및 규정된 절차의 실행이 되고 있는지를 모니터링하여, 그 결과를 바탕으로 개선을 이끌어내는 역할을 한다.

 

3. 모니터링을 위해 조직이 결정해야 할 사항

ISO 경영시스템 표준은 효과적인 모니터링을 위해 다음의 사항을 명확히 정하도록 요구하고 있다.

• 무엇을 모니터링할 것인가?
• 유효한 결과를 보장하기 위해 어떤 방법을 사용할 것인가?
• 모니터링의 주기는 어떻게 결정할 것인가?
• 모니터링의 결과를 언제 분석하고 평가할 것인가?

 

[모니터링의 중요성]

ISO 경영시스템에서 조직 및 기업의 활동에서 모니터링은 '눈과 귀'의 역할을 수행한다. 아무리 좋은 계획을 세우고 실행하더라도 모니터링이 부실하면 시스템이 올바른 방향으로 가고 있는 확인할 수 없다.

1. 사실 기반의 의사결정

• 경영진이나 실무자가 직관이나 감에 의존하여 판단하는 것을 방지할 수 있으며, 지속적인 모니터링을 통해 수집된 객관적인 데이터와 정보는 조직의 현재 상황의 문제의 근본 원인을 파악, 분석하고 자원 배분에 대한 우선순위를 결정할 수 있는 근거가 된다.

 

2. 리스크 식별 및 예방

모닝터링은 프로세스나 시스템이 비정상적으로 운영될 수 있는 징후를 조기에 파악할 수 있게 한다.

• 작은 변동성이나 이상 징후를 모니터링 단계에서 발견하게 되면 즉각적인 시정이 가능하다. 단 이를 놓치게 된다면 작은 이상 징후가 중대한 사고, 제품 불량, 규제 위반이라는 부적합으로 이어질 수 있으니 모니터링은 상당히 중요한 과정이라 볼 수 있다.

 

3. 목표 달성 여부의 확인

모니터링은 조직 및 기업이 세운 목표에 얼마큼 다가섰는지 지속적으로 확인하는 과정이다. 정해진 주기에 따라 달성률을 모니터링함으로써 계획의 수정이나 현재 프로세스의 유지를 판단할 수 있다.

 

4. 지속적 개선

모니터링은 PDCA 사이클이 계속 순환하도록 만드는 핵심이다.

• 점검 - 모니터링을 통해 얻은 결과를 분석 및 평가
• 조치 - 결과를 바탕으로 경영검토를 거쳐 프로세스를 개선하거나 새로운 목표를 수립할 수 있게 된다. 모니터링의 결과가 없으면 시스템 개선은 이루어지지 않고 정체된다.

 

5. 준수 의무 및 신뢰성 확보

법적 요구사항, 고객의 요구사항, 조직의 지침 등이 조직의 모든 활동에서 잘 운영되고 있는지 감시하는 역할을 한다. 이는 조직 내부의 체계적인 운영을 지속하며 외부 이해관계자에게 조직의 시스템이 투명하고 안정적이라는 것을 보여주어 신뢰를 제공할 수 있다.

 

[올바른 모니터링을 위한 실무적 방안]

1. 핵심 모니터링 대상 및 지표 선정

조직의 모든 것을 모니터링하기에는 현실적인 어려움이 있다. 조직의 목표와 직결되는 핵심요소의 우선순위를 결정하여 선별하도록 한다.

• 리스크 기반 접근 - 공정 불량률, 환경오염 배출량, 핵심 부품의 입고 지연율 등 조직에 크게 영향을 미치는 프로세스를 우선으로 모니터링을 진행한다.
• 모니터링 기준 적용 - 모니터링 지표는 구체적이고 측정 가능하며, 달성 가능하고, 관련성이 있으며, 기한이 있는 형태로 설정해야 한다.

 

2. 최적의 주기와 방법 결정

모니터링 대상의 특성에 따라 주기와 방식을 명확히 한다.

• 주기의 세분화 - 공정의 변화 속도와 리스크 크기에 따라 주기를 다르게 설정한다.
• 객관적 방법 명시 - 육안 검사, 체크 리스트 작성, 장비를 통한 측정, 이해관계자 설문조사 등 데이터의 신뢰성을 확보할 수 있는 구체적인 방법을 명시한다.

 

3. 명확한 역할과 책임 부여

모니터링 주체가 불분명하면 책임 소재가 모호해지고 데이터가 누락된다.

• 담당 지정 - 각 지표와 프로세스마다 데이터를 수집하는 담당자, 이를 취합하여 분석하는 담당자, 최종적으로 이상 발생 시 조치를 결정하는 책임자를 명확히 지정한다.
• 크로스 체크 환경 조성 - 생산 부서가 스스로 품질을 모니터링하기보다 품질 부서나 감사 부서가 교차 점검하도록 하여 객관성을 유지하는 것이 좋다.

 

4. 시각화 및 시스템화

• 대시 보드 운영 - 경여진과 실무자가 현재 상태를 쉽게 파악할 수 있도록 지표의 달성 현황을 그래프, 신호 등으로 시각화 한다.
• 디지털 전환 도입 - 수기 작성에 따른 오류를 줄이기 위해 가능하다면 ERP, MES 등의 연동을 통해 자동 데이터 수집 환경을 점진적으로 구축하는것이 유리하다.

 

5. 관리 한계선 설정 및 피드백

• 실행 기준점 설정 - 지표가 어느 수준에 도달했을 때 보고하고 조치할 것인지 사전에 관리 한계선을 설정한다.
• 경영 검토와 연계 - 월간, 분기별 경영회의 시 단순 실적 보고에 그치지 않고 모니터링 결과 항목에 대한 검토와 개선 방안에 대해 의사결정 근거로 활용한다.