ISO 경영시스템 이해관계자 식별 실무적 이해

 

ISO 경영시스템에서 다양한 이해관계자를 식별하는 중요성은 여러 번 강조해도 지나치지 않다. 시스템의 성공적 운영을 위해서는 다양한 이해관계자를 식별하고 그에 맞는 대응 전략을 수립하는 과정이 ISO 경영시스템의 기본 바탕이 된다.

우리는 식별의 과정을 실무적으로 어떻게 적용해야 할지에 대해 살펴보도록 하겠다.

ISO 경영시스템에서 이해관계자의 식별의 이유와 중요성에 대해 정리해 보자.

식별의 이유는 진행되는 프로젝트나 조직의 활동에 대해 영향을 미치거나 영향을 받는 이해관계자를 사전에 식별하여 성공에 필요한 이해관계자의 강력한 지지를 얻어내고 잠재적 리스크 이해관계자에 대해 사전 관리를 하기 위함이다.

 

세부적으로 살펴보면 다음과 같다.

• 성공적인 의사결정 및 원활한 협업

다양한 이해관계자의 식별을 통해 누가 주요 의사 결정권자인지?, 누가 프로젝트나 활동에 큰 영향을 미치는지? 등을 명확히 파악한다. 이는 효과적인 의사소통에 대한 전략 수립이 가능하며 필요한 시점에 명확한 이해관계자와 협력하여 목표 달성을 위한 합의를 도출하는데 필수적 사항이다.

• 리스크 및 기회의 관리

이해관계자의 식별은 잠재적 위험 요소를 사전에 파악하는 데 도움을 준다. 예를 들어 프로젝트나 활동에 반대의 의견을 사전에 파악하여 그 우려를 해소하거나 완화할 수 있는 준비를 사전에 할 수 있다.

• 자원 및 시간의 효율적 활용

다양한 이해관계자를 동일한 관점으로 관리하기는 쉽지 않다. 이해관계자의 영향력을 파악하여 누가 더 많은 관심과 소통이 필요한지?, 누가 최소한의 관리만 받아도 되는지 영향력에 대한 우선순위를 파악한다. 이는 한정된 자원과 시간을 우선순위의 적용으로 집중 투자 등을 진행하는 방식으로 운영의 효율성을 높일 수 있다.

• 신뢰 구축 및 조직 이미지 가치 상승

이해관계자들은 조직의 평판에 직접적 영향을 미칠 수 있다. 이들의 요구사항과 기대를 충족시키고 투명하게 소통하는 것은 조직에 대한 신뢰성을 향상시키고 조직의 긍정적인 이미지 형성에 기여할 수 있다. 이는 조직의 장기적인 지속 가능성에 대한 수단으로 활용된다.

 

다양한 이해관계자를 식별하는 실무적 방식을 단계별로 살펴보자.

• 1단계 - 다양한 이해관계자의 명단 및 목록을 작성한다.

조직의 모든 활동에 직, 간접적으로 영향을 주거나 받는 모든 사람, 그룹, 법적 규제 및 규정 등을 모두 나열한다. 해당 팀뿐 아니라 다양한 부서의 구성원도 모두 참여하여 목록을 작성한다. 목록을 작성 시 내부 이해관계자와 외부 이해관계자의 구분을 해주는 것이 식별에 도움이 될 수 있겠다.

내부 이해관계자는 조직의 내부적 이해관계자를 통칭하며 경영진, 직원 등이 포함된다. 외부 이해관계자는 고객, 협력업체, 정부기관, 규제 기관, 투자자 등이 포함된다.

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• 2단계 - 이해관계자의 영향도 및 관심도 매트릭스 분석

작성된 목록을 바탕으로 영향력 및 관심도를 기준 설정하여 평가를 진행한다. 분류는 보통 4가지 유형으로 분류할 수 있다.

분류의 유형은 다음과 같다.

1. 높은 영향력 / 높은 관심도 (핵심 이해관계자)

조직의 활동의 성패를 좌우할 수 있거나 활동에 적극적인 관심을 가지고 있는 이해관계자라 할 수 있다. 이들은 조직에서 밀접한 관리를 해야 하는 유형으로 정기적인 의사소통을 통해 의사결정 과정에 참여할 수 있게 하고 모든 주요 사안에 대하여 투명하게 정보를 공개해야 한다. 이는 조직 활동에 적극적인 지지층으로 확보되어야 한다.

2. 높은 영향력 / 낮은 관심도 (만족시켜야 할 대상)

조직의 활동에 대한 영향력은 크지만 세부 사안에 대해 관심이 낮은 경우이다. 이들을 만족시키기 위해서 조직은 이들이 원하는 정보를 제공하고 의사결정 시 의견을 충분히 고려하여야 한다.

3. 낮은 영향력 / 높은 관심도 (정보 공개의 대상)

조직의 활동에 관심이 많지만 의사결정 등에 직접적인 영향이 없는 경우이다. 이들은 잠재적인 지지층으로의 전환이 가능한 그룹이 될 수 있다. 지속적인 정보를 제공하고 활동에 대한 상황을 꾸준히 공유한다. 이들의 참여와 지지를 유도할 수 있는 전략이 필요하다.

4. 낮은 영향력 / 낮은 관심도 (최소한의 모니터링 대상)

조직의 활동에 영향력과 관심도가 거의 없는 대상이다. 하지만 급변하는 환경에서 이들의 존재를 무시할 순 없다. 조직은 이들의 관리 차원에서 꾸준한 모니터링이 필요하다.

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• 3단계 - 이해관계자 관리 계획의 수립

분석된 분류 결과를 바탕으로 '이해관계자 등록부'를 작성하고 이 문서화된 정보를 이해관계자와의 소통과 관리의 지침서로 활용한다.

 

조직이 ISO 경영시스템을 제대로 운영하기 위한 다양한 이해관계자의 식별 과정을 실무적 방식으로 알아보았다. 조직의 모든 활동은 조직 혼자만의 의견으로 운영되기는 실제로 불가능하다. 수많은 그리고 다양한 이해관계자들과 복합적인 연계를 어떻게 슬기롭고 조화롭게 풀어가는지가 조직의 ISO 경영 시스템 운영에 성패를 좌우할 수 있을 것이다. 그 최우선의 과제가 다양한 이해관계자의 식별이 될것이다.