ISO 인증 심사를 나가보면 실무자들의 말 못 할 고충들이 많다. 인증에 대한 필요성과 당위성을 인정을 하고 있지만 실제 구축하는데 업무 가중의 부담을 심사원에게 호소하기도 한다. 글쓰기의 제목은 대단한 실무적 부담을 줄일 수 있는 대단한 방안이 있는 것으로 쓰여있지만 실제로 대단하고 획기적인 방법은 없다고 생각해도 무방하다. 단 부담을 느끼는 부분을 명확히 정리해 보고 그를 바탕으로 구축을 효율적으로 진행할 수 있는 방안을 고민해 보는 계기로 삼고자 한다.
[ISO 경영 시스템 구축 시 실무자들이 가장 어려움을 느끼는 부분]
실무자들이 경영시스템 구축 시 가장 어려움을 겪는 부분은 크게 3가지 영역으로 구분할 수 있다.
- 문서화된 정보 작성 및 시스템 구축의 부담
- 방대한 문서화 작업
▷ 해당 규격 요구사항 해석 및 반영 - 복잡한 ISO 표준 규격의 요구사항을 실제 업무 프로세스에 맞춰 어떻게 해석하고, 매뉴얼, 절차서, 지침서 등의 문서로 구성할지의 고민
▷ 문서화된 정보로 작성 및 유지 관리 - 기존에 사용하지 않던 새로운 문서를 작성하는 것 자체도 부담으로 다가오지만 시스템 구축 후에도 이러한 문서화된 정보를 최신 상태로 유지 관리해야 하는 부담
- 기존 업무와의 괴리
▷ ISO 경영 시스템이 실제 업무와 이격이 있는 별도의 업무로 인식되어 기존 업무와 병행하는 방식이 되는 어려움, 특히 인증서 획득을 위한 심사를 위해 보여주기식의 문서를 만드는 것으로 잘못된 인식을 가지고 있는 경우
2. 프로세스 접근 및 개선의 어려움
실무자는 ISO 경영시스템의 핵심인 프로세스 접근법을 이해하고 실제로 적용하는 데 부담을 느낀다.
- 프로세스 정의 및 경계 설정의 어려움
▷ 자신의 업무를 부서별 기능이 아닌 입력 -- 활동 -- 출력의 흐름을 가진 프로세스로 명확하게 정의하고 상호작용을 식별하는 어려움이 있다. 이는 기존의 부서별 업무 진행 방식에 익숙해져 새로운 사고의 전환이 어려운 경우로 판단된다.
- 리스크와 기회의 식별
▷ 기존의 경영 시스템과 다른 생소한 접근 방식 개념이 될 수 있다. 일상적인 업무가 아닌 잠재적인 위협과 기회를 찾고 그에 대한 대응을 수립하는 사고방식의 전환이 필요하다.
- 성과 측정 지표 설정의 어려움
▷ 프로세스 효과성을 측정하기 기위한 객관적이고 의미 있는 지표를 설정하고 데이터를 수집, 분석하는 작업에 대한 어려움이 있다.
3. 전사적 참여 및 조직 문화의 정착
시스템 구축 후 이를 조직 문화로 정착시키고 전 직원의 참여를 유도하는 것이 ISO 경영 시스템의 궁극적인 목표이다.
- 책임감 및 의식 부족
▷ ISO 업무가 특정 부서의 업무라는 인식이 강해서 전체 직원이 시스템 운영에 대한 책임감을 느끼지 못하고 수동적인 참여로 구축의 효과성을 높이기가 어렵다.
- 최고 경영진의 의지 부족
▷ 실무자들이 가장 힘이 빠지는 부분이 될 수 있는데, 최고 경영진의 의지는 ISO 경영 시스템의 리더십 요구사항임에도 불구하고 경영진이 ISO 경영 시스템을 단순한 인증 획득의 수단으로 인식하고 시스템의 발전과 개선에 적극적인 지원을 하지 않는 경우 실무자들의 부담은 더욱 가중된다.
- 내부 심사 및 시정 조치
▷ 내부 심사를 통해 부적합 사항을 찾아내더라도 이를 해결하기 위한 시정 조치를 근본적인 원인 분석 없이 형식적으로 처리하고 시스템에 반영하지 못하는 어려움.
[ISO 경영 시스템 구축에 대한 실무자들의 부담을 줄일 수 있는 방안]
핵심은 문서 중심에서 실무 중심으로 전환하고 전사적 참여를 유도하는 것이다.
- 문서화 및 시스템 구축 부담 해소
- 최소 문서화 및 간소화
▷ ISO 표준 규격의 요구사항 필수 문서를 중심으로 접근하고 조직의 규모와 환경에 맞게 문서의 양을 최소화하고 통합한다.
▷ 기존 사용 양식이나 문서를 최대한 활용하여 새로운 문서 생성 부담을 줄인다.
- 프로세스 매핑 워크숍
▷ ISO 표준 규격 요구사항을 무작정 반영하기보다 실무 부서 담당자들이 참여하여 현재 프로세스를 명확히 정의한다. 이를 통해 규격의 요구사항이 일상 업무에 포함되게 한다.
- 전자 시스템 도입
▷ 문서의 생성, 개정의 배포 및 기록의 보존을 전자 시스템으로 관리하여 실무자의 수기작업 및 부담을 줄인다.
2. 프로세스 접근 및 개선의 정착 방안
- 직관적인 리스크 관리
▷ 리스크 및 기회 식별을 별도의 독립되거나 복잡한 작업으로 인식하기보다 정기적인 회의, 일상적 점검 활동에 통합하여 잠재적 위협과 개선의 기회를 논의하는 문화로 정착한다.
- 업무와 연계된 KPI 설정
▷ 프로세스 성과 지표를 설정할 때 실무자들이 직적 통제하고 개선할 수 있는 업무 관련 지표로 설정하여 개선의 동기를 부여한다.
- PDCA 사이클의 일상 업무화
▷ PDCA 사이클이 일상적인 업무 루틴이 되도록 정기적인 모니터링 및 피드백 회의를 활성화한다.
3. 전사적 참여 및 조직 문화 정착 방안
- 최고 경영진의 리더십 명확화
▷ 최고 경영진이 ISO 경영 시스템을 경영 전략의 도구로 인식하고 시스템 운영에 필요한 자원과 의지를 지속적으로 표명하여 실무자들의 업무 진행에 힘을 실어주어야 한다.
- 맞춤형 교육 및 인식 개선
▷ 전 직원을 대상으로 ISO 교육을 실시하며 각 부서의 직무에 맞게 적용된 교육을 실시한다.
- 실무 중심의 내부 심사
▷ 내부 심사 시 잘못된 점을 찾기보다 개선의 기회를 찾는데 중점을 둔다. 부적합 발견 시 형식적인 시정 조치보다 근본 원인을 분석하고 해결하도록 지원하는 구조를 가져야 한다.
▷ 내부 심사원을 각 부서의 실무자로 구성하여 시스템에 대한 이해도를 높이고 책임감을 부여한다.
ISO 경영 시스템 구축시 실무자들의 부담을 줄일수 있는 핵심 키워드는 ISO 표준에 대한 이해와 중복된 프로세스의 통합 및 간략화가 될수 있겠다.
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