가이드라인(Guid Line) 과 지침서

 

가이드라인과 지침서는 다양한 분야에서 흔히 접할 수 있는 용어이다. 보통은 혼용해서 통칭적으로 사용되고 있으나 문서의 성격, 강제성, 목적 등에 따라 이는 분명한 차이가 존재한다. 이번에는 가이드라인과 지침서에 대해 살펴보는 시간을 갖도록 하겠다.

지침서는 경영 시스템에서 문서의 제일 하위 군으로 분류되지만 오늘의 지침서 정의는 매뉴얼, 절차서, 작업지시서 등을 지침서로 통일하여 언급하도록 하겠다. 가이드라인과 (매뉴얼, 절차서, 지침서 통합) 지침서의 차이를 살펴보도록 하자.

가이드라인과 지침서의 가장 큰 구분은 일반적으로 권고의 정도와 구체적인 실행 방법을 다루는 깊이로 나눌 수 있겠다.

 

가이드 라인, 지침서, 프레임 워크 구조 배열

 

[가이드라인]

어떠한 목표를 달성하거나 문제를 해결하기 위해 제시하는 포괄적인 방향 또는 권장사항으로 정의할 수 있다.

 

1. 성격과 목적

• 방향성 제시 - 정책이나 목표 달성을 위한 일반적인 방향과 원칙을 제시한다.
• 권고성 - 보편적으로 강제성이 낮으며 '이렇게 하는 것이 좋겠다'라는 권고의 성격이 강하다.

 

2. 주요 내용

• 최선의 실행 방법 - 이상적인 접근 방식이나 모범사례를 중심으로 설명한다.
• 범위 및 원칙 - 넓은 범위의 개념, 윤리적 기준, 목표 등을 다룬다. 예를 들어 ESG 경영 가이드라인, 윤리 강령 등이 될 수 있다.

 

[지침서] 매뉴얼, 절차서, 지침서, 작업 지시서

상황에 따라 매뉴얼, 절차서, 작업 지시서 등 다양한 문서로 해석될 수 있으며 가이드라인보다 구체적이고 실무적인 실행 단계를 제시한다.

 

1. 성격과 목적

• 실행 단계 명시 - 특정 작업을 정확하고 일관성 있게 수행하기 위한 구체적인 단계를 명확하게 구분 기술한다.
• 강제성 - 지침서는 상황에 따라 높은 강제성을 가질 수 있으며 특히 절차서나 작업 지시서는 반드시 따라야 하는 경우가 많다.
• 일관성 - 누가, 언제, 어디서, 수행하더라도 동일한 결과를 얻을 수 있도록 표준화하는 데 초점을 맞추고 있다.

 

2. 주요 내용

• 순서 및 방법 - 작업을 시작하고 완료하는데 필요한 명확한 순서, 도구, 책임자 등을 명시하고 있다.
• 세부 사항 - 구체적인 수치, 양식, 사용법, 오류 처리 절차 등 세부적인 내용을 다룬다. 예를 들어 장비 사용 설명 매뉴얼, 비상시 대비 대응 절차서 등이 있다.

 

[간단 표로 정리]

 

	가이드라인	지침서
목적	방향성 제시, 원칙 및 모범사례 권고	일관된 작업 수행 실행단계 표준화
강제성	낮음(권고, 참고)	높음(필수 준수 사항 포함)
구체성	포괄적, 추상적	구체적, 상세적
내용	목표, 원칙, 일반적 접근 방식	단계별 절차, 세부 규칙, 책임
적용	해석과 적용에 대해 재량의 여지가 있음	일관된 반복 실행을 위한 표준

 

*정리해 보면 가이드라인은 방향을 제시하는 것이고 지침서는 실행단계를 표준화하는 과정이라 볼 수 있겠다.

 

가이드라인과 지침서를 살펴보다 보면 또 하나의 비슷한 의미를 가진 프레임 워크를 접하게 된다.

프레임 워크는 시스템이나 활동을 설계, 구축, 관리하기 위한 가장 기본적인 구조(틀)이라 할 수 있다.

프레임 워크의 역할은 전체 시스템의 구성 요소, 상호작용 방식, 기본 원칙 등을 정의하는 설계도 역할을 하고 있다. 프레임 워크는 특정 요소를 포함해야 한다는 구조적인 강제성을 가지는 경우가 있지만 그 요소를 어떻게 처리해야 하는 부분에서는 유연성을 가지고 있다.

 

가이드라인, 지침서, 프레임 워크를 잘 설명할 수 있는 질문은 다음과 같다.

• 프레임 워크(구조, 틀) - 작업 시 어떤 틀과 구조를 사용할 것인가?
• 가이드라인(방향) - 어떤 원칙과 방향을 정하고 따를 것인가?
• 지침서(실행단계) - 어떻게 실제로 실행할 것인가?

 

일반적으로 우리는 세 가지 용어를 혼용해서 사용하고 있다. 혼용해서 사용해도 질문의 맥락에 크게 어긋나지 않는 선에서 서로 간 소통이 가능하기 때문일 것이다. 하지만 이 용어들은 분명한 차이가 있으며 차이를 간단하게라도 이해한다면 더 나은 논리성을 가질 수 있을 것이다.