ISO 경영 시스템 구축 갭 분석(Gap Analysis)

 

Gap 은 기존과 현재의 차이를 표현하는 용어이다. 갭이라는 용어는 다양한 분야에서 사용이 되고 있으며 본질적으로 차이의 개념을 바탕으로 한 적용의 용어가 되겠다. ISO 경영 시스템에서도 갭 분석이라는 용어가 사용이 되는데 경영 시스템 구축 시 갭 분석은 ISO 경영 시스템 구축 시 기존의 경영 시스템과의 차이를 분석하여 새롭게 제정하는 데 사용된다.

갭 분석은 ISO 표준의 시스템 구축을 더욱 원활하게 하며 새로운 경영시스템 구축 실행의 접근을 용이하게 하는 역할을 한다. ISO 컨설팅이나 조직 내에서 새로운 경영시스템의 표준을 제정하려 할 때 첫 출발의 좋은 도구로 활용된다.

 

ISO 경영시스템 구축전 갭 분석을 실시하는 모습

 

[갭 분석 진행의 실무적 적용의 사례 단계별 접근]

1. 분석 범위 및 목적의 정의

• 조직이 어떠한 표준을 목표로 하는지 명확하게 설정하고 분석 대상 조직 및 프로세스의 범위를 설정한다.
• 목표로 설정한 ISO 표준의 전체 요구사항을 이해한다.
• 어떤 부서, 기능, 제품 및 서비스에 대해 갭 분석을 진행할지 결정한다.

 

2. 갭 분석 팀 구성 및 역할 할당

갭 분석을 주도적으로 진행할 전문팀을 구성하고 각 팀원에게 명확한 역할을 부여한다.

• 팀 구성 - ISO 표준의 이해도가 높고 조직의 내부 프로세스를 잘 아는 인원이 포함된다. 역량의 부족 시 외부 전문 기관의 도움을 받을 수 있다.
• 책임 할당 - 분석 체크리스트 작성, 자료수집, 인터뷰 등 각 단계별 책임을 명확히 한다.

 

3. 체크리스트 기반 현재 시스템 검토

선택한 ISO 표준의 요구사항을 기준으로 갭 분석 체크리스트를 작성하고 이를 바탕으로 조직의 현재 상태를 세밀하고 명확하게 검토한다.

• 체크 리스트의 활용 - ISO 표준의 각 조항 요구사항을 질문 형태로 변환한 가독성이 좋은 체크리스트를 준비한다.
• 문서 및 기록 검토 - 현재 운영 중인 방침, 절차, 지침, 매뉴얼 등의 문서와 실제 운영 기록을 수집 검토한다.
• 현장 인터뷰 진행 - 문서상 내용이 실제 현장에서 준수되고 있는지 점검하고 프로세스 담당자와 인터뷰나 설문을 통해 실질적인 운영 현황을 파악한다.

 

4. 갭 식별 및 우선순위 결정

수집된 정보와 ISO 표준의 요구사항을 비교하여 미충족 되거나 미흡한 부분을 식별하고 이에 대한 우선순위를 결정한다.

• 갭 식별 - 체크리스트의 각 항목에 대해 단계별 점수를 부여하고 구분하여 준수 수준을 평가하고 갭으로 기록한다.
• 증거 확보 - 식별된 갭에 대해서는 이를 뒷받침할 객관적인 증거를 기록한다. 예를 들어 관련 문서의 부재, 인터뷰 내용, 운영 기록의 미흡 등을 기록으로 남긴다.
• 우선순위 결정 - 식별된 갭을 위험도, 영향도, 시급성 등을 기준으로 상, 중, 하등으로 분류하여 개선의 우선순위를 결정한다.

 

5. 갭 분석 보고서 및 실행 계획의 수립

분석 결과를 정리한 보고서를 작성하고 갭을 해소하기 위한 실행 계획을 수립한다,

• 보고서의 작성 - 경영진에게 보고할 내용을 요약보고한다. 분석 범위 및 방법, 중요 갭 목록 및 우선순위, 권장사항을 포함한다.
• 실행 계획의 수립

조치 사항 - 각 갭을 해소하기 위한 구체적인 조치 대응

담당자 - 조치 사항의 이행 책임자

기간 - 조치 완료 목표 시점

완료 상태 - 진행 상황의 모니터링을 위한 상태의 표시

• 경영진 승인 - 실행 계획에 대해 경영진의 승인과 지원의 확보

 

갭 분석은 새로운 제정을 위한 가장 접근성이 좋은 분석 도구가 된다. 생소한 새로운 경영 시스템을 구축하는 게 말처럼 그냥 뚝딱 되는 게 아니라는 것은 실무자들은 피부로 직접 느끼는 부분일 것이다. 갭 분석은 이런 실무자들이 쉽게 구축 작업을 시작할 수 있게 도와주는 가장 현실적인 수단이 되고 있다.