ISO 경영시스템의 핵심 투명성에 대하여

 

투명성은 물질적인 부분과 사회 경제적인 문화의 부분에서 다양하게 사용되는 용어가 되겠다. 투명성은 물과 같이 속까지 환히 비치는 맑은 상태를 얘기하며 사람의 말이나 태도, 상황 등이 분명하고 숨김이 없는 상태를 투명성을 유지한다고 표현한다.

우리는 물질의 투명함보다 사회, 경제, 문화적 부분에서 사용하는 투명성에 대해 살펴보자. 특히 주된 관심사인 ISO 경영 시스템에서의 투명성에 대해 알아보도록 하겠다.

ISO 경영시스템에서 투명성 보장에 대한 관리 이미지

사회, 경제, 경영의 분야에서 투명성은 다음과 같이 정의할 수 있겠다.

1. 정보의 공개와 접근성

조직의 운영, 의사결정, 재무 상태, 성과, 가치 등 중요한 정보를 다양한 이해관계자에게 숨김없이 공개, 정보의 비대칭 현상을 줄이는 행위라 할 수 있겠다.

 

2. 개방성과 정직성

조직이 개방적이고 정직하며 수행되는 절차가 타인이 쉽게 확인하고 이해할 수 있도록 운영되는 원칙이라 할 수 있겠다.

 

3. 목적과 수단의 부분

신뢰의 구축, 책임성 확보, 부패 방지 등과 더불어 장기적인 성장과 효율적인 운영이라는 목적을 달성하기 위한 핵심 수단으로 활용한다.

 

※투명성은 정보에 대한 접근성을 보장하고 숨김없는 소통을 통해 신뢰를 구축하며 모든 활동이 명확하고 이해 가능하도록 만드는 기본 원칙이라 볼 수 있다.

 

ISO 경영시스템에서의 투명성은 어떠할까? 위의 사회, 경제, 경영 분야의 투명성과 거의 같은 맥락을 유지하고 있지만 시스템에서 적용되는 부분을 함께 적시하여 알아보도록 하겠다.

ISO 경영시스템에서의 투명성은 경영시스템의 효과적인 운영을 보장하고 신뢰를 구축하기 위해 여러 핵심 요구사항에 내재된 중요한 가치로 볼 수 있다. 투명성을 ISO 경영시스템에서 실현하는 구체적 실현 방법은 대략 다음과 같이 정리해 볼 수 있겠다.

 

1. 문서화된 정보의 명확성

ISO 표준은 조직의 프로세스, 방침, 목표, 결과 등을 문서화된 정보로 유지 관리를 요구한다. 문서화된 정보는 투명성의 핵심적인 수단이 될 수 있다.

• 명확성과 접근성

프로세스 절차는 가독성이 좋고 식별 및 검색이 가능하도록 유지하여야 한다. 이는 조직의 내, 외부 이해관계자들이 조직의 경영시스템 작동의 방식을 명확하고 쉽게 이해하도록 하는 역할을 한다.

또한 수행된 활동과 달성된 결과에 대한 객관적인 증거를 기록 유지함으로써 시스템 운영이 계획대로 이루어지고 있는지 투명하게 확인할 수 있다.

 

2. 증거 기반의 의사결정

• 테이터와 사실의 기반

의사결정은 데이터, 정보, 사실 및 경험을 바탕으로 이루어져야 한다. 감정이나 주관적인 판단이 아닌 객관적인 증거를 토대로 결정을 내리고 그 근거를 제시할 수 있어야 한다. 이는 의사결정에 대한 투명성을 보장하는 부분이 되겠다.

 

• 모니터링 및 분석

조직의 성과를 측정, 모니터링, 분석 및 평가는 그 결과를 투명하게 보고하고 이를 개선의 기회로 활용하여야 한다.

 

3. 책임성

ISO 경영시스템의 투명성에 대한 핵심이 되는 부분으로 투명성이 확보가 될 때 모든 활동에 대한 책임성도 강화가 된다. 모든 프로세스와 결과가 문서화된 정보로 유지되기에 누가 어떠한 결정을 내렸는지? 어떠한 결과가 나왔는지? 등을 명확하게 추적이 가능하다. 이는 투명성을 근거로 한 책임에 대한 명확성을 보장하며 시스템 운영의 효율성을 보장한다.

 

ISO 경영시스템에서 투명성은 정보를 숨기지 않고 공개하고 모든 활동에 대한 명확한 증거를 남기며 이해관계자와 진실한 의사소통을 통해 시스템의 신뢰성을 구축하고 지속적인 개선을 가능하게 하는 근본적인 조직의 모티브이자 운영 방식이 될 수 있다.

 

하지만 이러한 투명성 부분도 한계와 주의 사항이 존재한다. 특히 투명성에 지나치게 의존하다 보면 발생할 수 있는 주의점들은 살펴보자.

1. 민감한 정보 및 기밀 정보에 대한 보호

투명성에 과다하게 의존하다 보면 발생할 수 있는 위험으로 기업의 비밀 및 경쟁우위의 기술, 재무, 비공개 신제품 개발, 핵심 기술 데이터 등의 기밀 정보가 공개가 되면 조직에 치명적인 위험이 될 수 있다.

또한 직원 및 고객의 개인 정보도 무분별하게 공개해서는 안 되며 개인정보 보호법 등 법적 요구사항을 준수하는 범위 안에서 투명성을 확보하여야 한다.

문서화된 정보는 필요한 요구자가 적시에 접근 가능하도록 하되 무단 변경이나 오용을 막기 위해 통제의 절차가 필요하다. 이는 ISO 경영시스템의 문서화된 정보의 관리 프로세스를 활용하여 보호 및 통제하도록 한다.

 

2. 정보의 정확성 및 일관성의 유지

투명하게 공개된 정보가 부정확하거나 일관성이 없다면 신뢰를 저해하고 혼란을 초래할 수 있다.

 

• 증거 기반의 정확성

공개되는 데이터는 반드시 객관적 증거를 기반하여야 하며 임의적 해석이나 조작이 되어서는 안 된다.

• 일관된 메시지 전달

사용되는 용어, 지표 측정 방식, 방침 등은 일관성을 유지하여야 한다. 일관성을 유지하지 못한다면 혼란을 초래할 수 있다.

• 오해의 방지 및 문맥과 맥락을 제공

단순하게 데이터를 공개하는 것이 아닌 공개된 데이터가 왜? 중요한지, 어떠한 맥락을 가지고 있는지에 대한 충분히 설명을 같이 제공하여야 한다. 이는 데이터 해석의 불필요한 오해를 방지할 수 있다.

 

3. 내부 소통의 피로도 관리

투명성을 높이기 위한 지나친 정보 공유는 조직 구성원에 정보 과부하와 업무 피로도를 높일 수 있다.

• 정보의 적절성

구성원의 직무와 책임에 관련된 정보를 위주로 필요한 시점에 제공하여 효율을 높인다.

• 균형 잡힌 시각

긍정적인 성과뿐만 아니라 부적합 사항, 리스크, 실패 사례도 투명하게 공유하여야 한다. 단, 실패 사례에 대한 무조건적인 비난보다는 개선에 초점을 맞춘 시각이 필요하다.

 

현재의 시대는 정보를 다루는 기술의 발전으로 어느 때보다 정보의 투명성이 강조되고 있는 사회이다. 정보의 숨김이나 왜곡은 예전과 비교해서 거의 불가능에 가깝다. 투명성을 보장하지 못하는 정보의 공개는 안 하느니만 못한 결과로 나타날 수 있다. 한번 추락한 신뢰를 다시 확보하기는 정말 어렵게 때문이다. 조직은 이에 맞추어 이해관계자의 요구사항과 법적인 요구사항 등을 적절하게 고려하여 공개된 정보의 투명성을 보장하여야 할 것이다.