ISO 경영시스템의 적용 범위(Scope)

적용 범위라 함은 특정 규칙, 법률, 기술, 개념 등이 효력을 미치거나 적용되는 한계 또는 영역을 의미한다. 이는 시간적, 공간적, 재정적 등으로 다양하게 적용할 수 있다.

적용 범위를 명확히 설정하는 작업은 불필요한 혼란을 방지하고 자원을 효율적으로 사용하여 달성하고자 하는 목표를 정확히 설정하는데 필수적인 사항이 된다.

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ISO 경영시스템에서도 적용 범위는 중요한 설정 중 하나가 되겠다. 표준의 규격에서도 맨 처음 확인하는 과정이 적용 범위의 설정이 되겠다.

ISO 경영시스템에서 적용법 위는 조직이 국제 표준의 요구사항을 적용할 조직의 경계와 한계를 명확히 정의하는 역할이라 할 수 있다. 조직의 사업장, 각 부서, 제품 및 서비스 등의 모든 활동에 ISO 경영시스템이 적용되는지를 규정한다.

 

ISO 경영 시스템에서 적용 범위를 설정하는 중대한 이유는 효율성과 유효성에 대한 보장이 될 수 있다. 세부적으로 살펴보자.

• 명확성 - 조직의 어떤 부분이 ISO 국제 표준의 요구사항을 준수하고 있는지 명확히 한다. 이는 내, 외부 이해관계자 모두에게 발생할 수 있는 혼란을 감소시킬 수 있다.
• 효율성 - 모든 부서나 활동에 일률적인 시스템을 적용할 필요 없이 실제 영향을 미치는 핵심 영역에 지원을 집중할 수 있다.
• 리스크 관리 - 시스템의 적용 범위를 명확하게 하여 해당 범위 내의 잠재적 리스크를 식별하고 관리하는데 용이하다.

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ISO 경영시스템 표준은 조직이 스스로 적용 범위를 설정하도록 요구하는데 이러한 중대성을 가진 적용 범위를 설정하는데 고려해야 하는 부분들은 어떤 것들이 있을까?

• 조직의 내, 외부 이슈

조직의 목표, 실행 과정, 법규 및 규정 등의 영향을 미칠 수 있는 내, 외부적인 요인과 조직의 역량, 문화, 기술 등을 충분히 고려해야 한다.

• 이해관계자의 요구 및 기대

고객, 공급업체, 규제 기관 등 다양한 이해관계자들이 조직의 경영시스템에 관하여 어떠한 기대를 하고 있는지를 파악해야 한다.

• 제품 및 서비스

조직이 제공하는 제품 및 서비스의 종류 및 특성을 고려하여 적용 범위를 설정하여야 한다.

• 물리적 위치 - 시스템이 적용되는 사업장, 생산공장, 사무실 등 물리적 경계를 명확히 해야 한다. 특히 ISO 14001에서는 물리적 위치의 적용 범위 설정이 반드시 필요하다.

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설정된 적용 범위는 문서화된 정보로 유지되어야 하며 설정된 적용 범위는 매뉴얼 등의 핵심 문서에 명확하게 명시되어야 한다.

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적용 범위를 설정 시 주의해야 하는 사항들에 대해 알아보자.

• 조직의 역량을 파악하여 경계와 한계를 명확히 설정해야 한다.

각 부서별 활동, 사업장, 제품 및 서비스 등이 ISO 경영시스템에 포함되는지 명확함을 가져야 한다. 모호한 설정이나 부서명이 없는 일부 부서라는 표현은 하지 않아야 한다. 구체적인 명시가 필요하다. 이는 실제 활동과 적용 범위가 일치하는지를 확인해야 하는 부분이 되겠다.

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• 국제 표준의 요구사항에서 제외되는 부분을 신중하고 명확하게 표현

ISO 국제 표준은 조직이 특정 요구사항을 적용에서 제외할 수 있도록 허용하고 있다. 하지만 제외하는 타당한 이유를 반드시 제시하여야 한다. 예를 들어 ISO 9001 품질경영 시스템에서 8.3 항은 설계 및 개발에 대한 항목인데 실제로 조직이 설계와 개발의 활동이 없다면 이는 제외의 사유가 될 수 있다.

단, 핵심적인 요구사항은 제외가 불가하다.

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• 이해관계자의 요구사항을 고려

적용 범위의 설정 시 고객, 공급업체, 협력업체, 규제 기관, 지역사회 등 주요 이해관계자의 요구사항을 충분히 고려해야 한다.

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• 확장성을 고려

적용 범위를 설정 시 처음부터 너무 넓은 범위를 설정하기보다는 조직의 역량과 현재의 상황에 맞는 설정이 효율적이다. 하지만 조직이 미래에 시스템을 확장할 계획이 있다면 이를 고려하여 유연하게 적용 범위를 설정하는 것도 필요하다. 이는 단계적 접근이 필요한 부분이다. 예를 들어 처음에는 한 개의 사업장이나 특정 제품 등에만 적용하고 시스템이 안정되고 조직의 역량이 상승한다면 점진적으로 범위를 확장하는 전략도 필요하다.

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ISO 경영시스템에서 적용 범위는 기본적인 기반이 되겠다. 설정 단계에서부터 신중하게 검토하고 내, 외부적인 상황을 충분히 고려하여 조직의 가장 안정적인 범위 설정이 중요하겠다.